בתקופה טכנולוגית כמו של ימינו, גם עורכי דין כמו כל בעלי המקצועות החופשיים, נעזרים באמצעים טכנולוגיים במהלך העבודה השוטפת שלהם. גיבוי ואבטחת תיקיות של עורכי דין הממוקמות במחשבים שבהם הם משתמשים ביום-יום עבור עבודתם, מהווה חובה של ממש עבור כל פרקליט שמבקש למנוע מעצמו תקלות קשות של איבוד אינפורמציה או, במקרה הרע עוד יותר, פריצה למערכת הממוחשבת שלו ואיבוד החיסיון מול הלקוחות.
איזה מידע עשוי להיות בתוך תיקיות של עורכי דין במחשב?
קריאת מגזין משפטי אינטרנטי ושימוש נרחב ברשת היא נוהג מקובל אצל פרקליטים, הנושאים איתם מחשבים ניידים במקרים רבים, לצורך פגישות עם לקוחות. גם כאשר נערכת פגישה במשרד של עורך הדין, האינפורמציה וסיכומי הפגישות כמו גם טפסים שנסרקו וקבצים חשובים אחרים, נשמרים בתיקיות המחשב של עורך הדין. המשמעות היא בפועל, שהשימוש במכשיר זה הינו נרחב ומהווה חלק בלתי נפרד מן המקצוע. השימוש עשוי להיות אישי או מקצועי, כאשר החלק המקצועי יכול כמובן לכלול שמירת קבצים ובהם פרטים שאינם אמורים להגיע לאף אדם מלבד עורך הדין ולקוחותיו.
מדוע חשוב לוודא שקיים גיבוי עבור כל האינפורמציה?
חשוב להבין – מבחינת הלקוחות, העו"ד מחויב לשמור על המידע בחיסיון מלא, כמו גם לוודא שהוא לא מאבד אף פיסת מידע שתועדה במחשביו. בדיוק בגלל זה, אינפורמציה סודית וחשובה לתהליך המשפטי, אשר נעלמת או הנגישות אליה נפרצת – מהווה סכנה של ממש עבור עורך הדין ובשל כך ישנה חשיבות רבה לווידוא כי קיים גיבוי לכל הקבצים הללו.
אילו פתרונות ממוחשבים עשויים למנוע הפרת חיסיון לקוחות?
במידה ומותקנת על המחשב של עורך הדין תוכנת גיבוי איכותית וכמו כן מותקן עליו אנטי וירוס מתקדם ומערכת אבטחת מידע המונעת פריצה למחשב, עורך הדין והלקוחות שלו יכולים להיות רגועים, סמוכים ובטוחים שכל האינפורמציה הקשורה בעבודה ובהליכים משפטיים שונים המתנהלים ביניהם – נשמרת היטב ולא יכולה להגיע לידיים הלא נכונות. ישנם עסקים רבים הנעזרים בשלל שירותי מחשוב ומקבלים פתרונות למגוון בעיות אפשריות וכן למניעת בעיות במחשב, שעלולות להתרחש בעתיד.
כיצד בוחרים חברת לשירותי מחשוב ופתרונות אבטחת מידע?
ראשית כל, חשוב לבחון ולבדוק את הצרכים של כל בעל מקצוע באשר הוא בנוגע לשירותי מחשוב ובפרט עורכי דין, אשר לכל אחד מהם עשויה להיות דרך עבודה שונה ממשנהו ומכאן גם צרכי מחשוב מעט אחרים. חברה המעניקה מעטפת של שירותים תחת קורת גג אחת, תוכל להעניק את המענה המושלם עבור המשתמשים שלה. השירות יכול להיות, למשל, שמירה של מידע וגיבוי בענן, מערכות למניעת פריצה ממוחשבת והונאות, מערכת לבקרה וניטור שיכולה למנוע תקלות במחשב וכן הלאה שירותים המותאמים באופן מדויק למה שהלקוח זקוק לו.
